विषय
कंपनियां तेजी से इंटरनेट के साथ एकीकृत हो रही हैं, इसलिए पुराने पारंपरिक मेल की तुलना में ईमेल के माध्यम से पत्र प्राप्त करना बहुत अधिक आम है। उचित ईमेल तकनीकों का उपयोग करके अपने व्यवसाय को व्यावसायिक रूप से संचालित करें।
दिशाओं
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विषय पंक्ति का विस्तार करें। कार्यकारी अधिकारी अक्सर अस्पष्ट या खाली विषयों के साथ ई-मेल के बारे में शिकायत करते हैं, और ये आमतौर पर जंक मेल पर जाते हैं। नजरअंदाज करने से बचें, सीधा और गहन विषय रखें।
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नमस्ते कहो। कॉर्पोरेट ईमेल इतने अनौपचारिक हो गए हैं कि कुछ लोग बधाई के साथ पाठ शुरू भी नहीं करते हैं। इस आदत से बचें। उस व्यक्ति के साथ व्यवहार करें जिसे आप उचित रूप से लिख रहे हैं, अल्पविराम के साथ बृहदान्त्र का उपयोग करना पसंद करते हैं। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री स्मिथ:" इस प्रकार के ईमेल को शुरू करने का सही तरीका है। संवाद स्थापित होने के बाद आप अल्पविराम में बदल सकते हैं।
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सारांश बनाएं। जीवन की कहानी के हिस्से को छोड़ दें और बिंदु पर अधिकार प्राप्त करें। कार्य ईमेल छोटे और संक्षिप्त होने चाहिए। आप अपने सहकर्मी से कॉफी रूम में अपने बच्चे के जन्मदिन की पार्टी के बारे में बात कर सकते हैं, कभी भी उस रिपोर्ट में नहीं जिसे उसके पास भेजा जाएगा।
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एक समापन रेखा चुनें और उसके साथ रहें। यदि आप अपना ईमेल "धन्यवाद" के साथ समाप्त करना चाहते हैं, तो हमेशा इस तरह से करें। कुछ लोग "ईमानदारी से" या "सोलेमनली" पसंद करते हैं। यदि आपके पास एक निश्चित फौजदारी है, तो लोग आपको अपने ईमेल के साथ जोड़ेंगे और जानेंगे कि आप एक व्यापार भागीदार हैं।
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एक सूचनात्मक लेकिन निहित हस्ताक्षर बनाएं। कॉरपोरेट ईमेल हस्ताक्षरों में आपका पूरा नाम (न कि केवल शुरुआती), आपकी स्थिति, आपकी कंपनी का नाम और किसी भी प्रासंगिक जानकारी में प्राप्तकर्ता को संपर्क बनाए रखने की आवश्यकता होनी चाहिए। दस पंक्तियों के हस्ताक्षर बनाने के आग्रह का विरोध करें, क्योंकि वे व्यवसाय की दुनिया में अच्छी तरह से नहीं दिखते हैं।
युक्तियाँ
- हमेशा लेखन की जांच करें और अपने काम के ईमेल को सही करें। ऐसा नहीं है क्योंकि आप इंटरनेट के माध्यम से संवाद कर रहे हैं कि आप औपचारिकता से दूर हो गए हैं। विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग करने से बचें, एक ईमेल में व्याख्या करना मुश्किल है। विस्मयादिबोधक के बजाय बिंदुओं का उपयोग करके एक तटस्थ हवा बनाए रखें। अधिकांश लोग यह पसंद करते हैं कि दस्तावेज़ों को अनुलग्नक के रूप में भेजा जाए और ईमेल के मुख्य भाग में नहीं।
चेतावनी
- "सीसी" और "सीसीओ" की शक्ति को याद रखें जब यह काम से मेल खाती है। आपके ईमेल को कभी भी किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा पढ़ा जा सकता है जिसे एक प्रति प्राप्त हुई है, इसलिए पेशेवर रहना महत्वपूर्ण है।