विषय
Microsoft Access छोटे व्यवसायों के लिए एक खोज क्वेरी भाषा (SQL) डेटाबेस लाता है। इसकी लचीलापन और क्षमताएं एक नियोक्ता के लिए पर्याप्त कंप्यूटिंग शक्ति प्रदान करती हैं। Microsoft Access में पेरोल सेट करना कर्मचारी रिकॉर्ड को ट्रैक करने का एक अच्छा साधन है। एक पूर्ण पेरोल प्रणाली स्थापित करना, जो सकल वेतन, कटौती और शुद्ध वेतन की गणना करता है, एक अत्यधिक परिष्कृत डेटाबेस प्रोग्रामर की आवश्यकता होती है। प्रवेश में उन्नत कौशल के लिए एक नियोक्ता एक पेरोल पंजीकरण प्रणाली स्थापित कर सकता है।
दिशाओं
-
"फ़ाइल" टैब पर "नया" कमांड में एक नया डेटाबेस नाम और बनाएं। "होम" टैब चुनें और एक नई तालिका बनाई जाएगी। "डिज़ाइन मोड" पर स्विच करें।
-
पंक्ति 1 में "फ़ील्ड नाम" कॉलम में "प्राथमिक कुंजी" नाम दर्ज करें। "कोड" "डेटा प्रकार" कॉलम में "स्वचालित नंबरिंग" के साथ डिफ़ॉल्ट है। आप या तो किसी अन्य विशिष्ट पहचानकर्ता को रख सकते हैं या बदल सकते हैं, जैसे कि कर्मचारी संख्या या CPF। "डेटा प्रकार" को "स्वचालित नंबरिंग" के रूप में रखा जा सकता है या मैन्युअल प्रविष्टि में परिवर्तित किया जा सकता है, जब तक कि "अनुक्रमित" संपत्ति "हां (अनधिकृत दोहराव)" पर सेट नहीं हो जाती।
-
नए कर्मचारियों के लिए आवश्यक सभी जानकारी के लिए फ़ील्ड बनाएं। इसमें शामिल हैं: 1. नाम और उपनाम, प्रारंभिक या मध्य नाम अगर वांछित 2. आवासीय और मेलिंग पता 3. आवासीय, वाणिज्यिक और मोबाइल टेलीफोन नंबर 4. स्रोत पर संघीय और राज्य आयकर की संख्या 5. सीपीएफ 6. ड्राइवर का लाइसेंस या अन्य पहचान 7. यह सुनिश्चित करने के लिए एक चेकबॉक्स कि "रोजगार के प्रमाण" के लिए योग्यता की जाँच की गई है। चेक किए गए दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए एक टेक्स्ट बॉक्स 9. रोजगार की शुरुआत की तारीख 10. समाप्ति की तारीख (कर्मचारी के कंपनी छोड़ने पर पूरा होने के लिए) 11. वेतन 12. नियोक्ता द्वारा वांछित नौकरी का शीर्षक और अन्य जानकारी को स्कैन किया जा सकता है और यदि वांछित हो, तो उन्हें रजिस्टर में संलग्न किया जा सकता है।
-
डेटा फ़ील्ड को प्रत्येक फ़ील्ड में असाइन करें और संख्याओं को प्रारूपित करने के लिए आवश्यक गुण सेट करें, फ़ील्ड में अनुमत वर्णों की संख्या सेट करें, और निर्धारित करें कि क्या डेटा अनुक्रमित किया जाना चाहिए। जब आप डेटाबेस बनाते हैं, तो अपने उद्देश्य को परिभाषित करने वाले विवरण क्षेत्र को जोड़ना भी बुद्धिमानी है, बाद में मेमोरी को उत्तेजित करना, जब डेटाबेस को संशोधित या संशोधित करने की आवश्यकता होती है।
-
"कर्मचारी" या कोई और नाम रखने से तालिका को बचाएं जो समझ में आता है।
-
"बनाएँ" टैब चुनें और "फ़ॉर्म" समूह में "फ़ॉर्म" बटन पर क्लिक करें। सभी या कुछ फ़ील्ड को प्रपत्र में जोड़ें और इसे सहेजें। तालिका के गुणों से मेल खाने के लिए फ़ील्ड के गुणों को प्रारूपित करें। "होम" टैब पर "देखें" बटन पर "फॉर्म मोड" पर लौटने से पहले फिर से सहेजें। डेटा जोड़ने के लिए फ़ॉर्म का उपयोग करें।
-
"बनाएँ" टैब चुनें और "रिपोर्ट" समूह में "रिपोर्ट" बटन पर क्लिक करें। सभी या कुछ फ़ील्ड्स जोड़ें और "लेआउट व्यू" पर स्विच करें। कॉलम की लंबाई को संशोधित करें और नाम फ़ील्ड को प्रारूपित करें। फोंट और रंगों को संशोधित करें या "डिज़ाइन" मेनू से एक पूर्वनिर्मित डिज़ाइन का चयन करें। रिपोर्ट सहेजें। रिपोर्ट टेम्पलेट आपको पेरोल रिपोर्ट मुद्रित करने की अनुमति देता है।
-
अधिक सुरक्षा के लिए डेटाबेस को एन्क्रिप्ट करें। इसे बंद करें, और "ओपन" विंडो के "ओपन" बटन पर तीर का उपयोग करके एक्सक्लूसिव मोड में फिर से खोलें और "ओपन एक्सक्लूसिव" चुनें। "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें, "सूचना" कमांड का चयन करें, फिर "सूचना" पैनल में "पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें" पर क्लिक करें। जब "डेटाबेस पासवर्ड सेट करें" संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो एक पासवर्ड सेट करें और इसे सत्यापित करने के लिए फिर से दर्ज करें। ओके पर क्लिक करें। अगली बार जब डेटाबेस खोला जाता है, तो पासवर्ड का अनुरोध किया जाता है। इसे पासवर्ड फ़ील्ड में टाइप करें, इसे फिर से सत्यापित करें फ़ील्ड में टाइप करें, और उसके बाद ठीक पर क्लिक करें।
युक्तियाँ
- मजबूत पासवर्ड कम से कम आठ अक्षर लंबे होते हैं और इसमें नंबर, अपरकेस और लोअरकेस अक्षर और एक विशेष वर्ण शामिल होता है जैसे "!" या "और"। खेतों को आम भाषा में नाम देने के लिए "लेबल" संपत्ति का उपयोग करें। "FirstName" फ़ील्ड का नाम "प्रथम नाम" करने के लिए रिपोर्ट करने पर रिपोर्ट को अधिक पेशेवर स्वरूप मिलता है। ऑनलाइन और खुदरा पेरोल कार्यक्रम हैं जो पेरोल और पेचेक गणना को नियंत्रित करते हैं। एक्सेस में ऐसा करने के लिए इस लेख के दायरे से परे अत्यंत परिष्कृत प्रोग्रामिंग और समझ की आवश्यकता होती है।
चेतावनी
- छोटे व्यवसाय लेखांकन के लिए सस्ती कीमतों पर कई मालिकाना बिंदु-नियंत्रण और डिस्काउंट-शीट समाधान हैं। ज्यादातर मामलों में वे उपयोग करने के लिए बहुत सरल होते हैं और पेरोल के लिए अपना खुद का डेटाबेस बनाने की तुलना में कम समय की आवश्यकता होती है।