विषय
ज्यादातर कंपनियां, चाहे वह छोटी हों या बड़ी, फ्रंट डेस्क हो या फ्रंट डेस्क। एक कर्मचारी के मानक संचालन प्रक्रियाएं जो ग्राहक सेवा से संबंधित हैं उनमें कर्तव्यों और जिम्मेदारियों का समावेश होता है जो कंपनी की दक्षता में सुधार करते हैं। इन कर्मचारियों को अपनी भूमिका के सभी पहलुओं को पूरी तरह से समझना चाहिए ताकि उनकी भूमिका को सर्वोत्तम तरीके से पूरा किया जा सके।
एक प्रवेश द्वार के रूप में सेवा करें
एक प्राप्त कर्मचारी द्वारा निभाई गई सबसे महत्वपूर्ण भूमिका "गेटवे" या गेटकीपर है। आप पहले व्यक्ति हैं जिन्हें ग्राहक आगमन पर देखते हैं, और आमतौर पर वे पहले व्यक्ति होते हैं जिनसे वे कार्यालय में बात करते हैं। आपको ग्राहकों के अनुकूल और विनम्र होना चाहिए, लेकिन उनके अधिकार को बनाए रखना चाहिए। आपका दृष्टिकोण व्यवसाय पर सकारात्मक या नकारात्मक रूप से समग्र रूप से प्रतिबिंबित करेगा और आपको हमेशा इसे ध्यान में रखना चाहिए। यह सुनिश्चित करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि वरिष्ठ लोग केवल उन लोगों को प्राप्त करते हैं जिनके पास उन्हें प्राप्त करने का समय है और जिनके साथ वे बोलना चाहते हैं। हमेशा सीधे और उचित रूप से व्यक्ति का इलाज करें; आपको किसी को यह बताने की आवश्यकता हो सकती है कि उसे एक संदेश छोड़ने की आवश्यकता है, या कि उसे बैठकर इंतजार करना चाहिए।
नियमित कार्य
अधिकांश कार्यालयों में, रिसेप्शनिस्ट को दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों जैसे ई-मेल का प्रबंधन, वॉइस मेल सुनना, कैश पाउच तैयार करना, पौधों को पानी देना और टेबल को रिफिल करना होता है। दिन के सभी कार्यों की एक सूची रखने से आपको कुछ भूलने से रोकने में मदद मिल सकती है। यह महत्वपूर्ण और अक्सर उपयोग की जाने वाली संख्याओं के साथ एक पता पुस्तिका को बनाए रखने के लिए भी उपयोगी है, क्योंकि यह अक्सर कॉल के रखरखाव, आईटी और विभिन्न अन्य लोगों की दिन भर की समस्याएं होती हैं।
प्रतिबद्धताओं के एजेंडे का आयोजन
अंत में, जब तक कि यह काम किसी अन्य कर्मचारी को नहीं सौंपा गया है, जैसे कि बॉस का सहायक, रिसेप्शन वह जगह है जहां एजेंडा बनाए रखा जाता है। हमेशा आगामी गतिविधियों और रद्द नियुक्तियों के बारे में पता होना चाहिए। उन लोगों के नाम और संख्या नोट करना याद रखें जो रद्द होने की स्थिति में उन दिनों की नियुक्ति करना चाहते हैं जो पूर्ण हैं। कभी-कभी अनंतिम नियुक्तियों को करना आवश्यक हो सकता है, जिस स्थिति में, बस इसे अनुसूची पर पोस्ट करें। याद रखें हमेशा पेंसिल का उपयोग करें क्योंकि इससे समय परिवर्तन के मामले में मिटाना और कवर करना आसान हो जाता है।
