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जब एक अच्छी तरह से प्रशिक्षित कर्मचारी के साथ पूर्व बातचीत - जो जानता है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और उनके दायित्वों को पूरा करने से रोकने में कोई बाधा नहीं है - अपेक्षित व्यवहार का परिणाम नहीं होता है या उनके प्रदर्शन में कोई सुधार नहीं होता है, तो अगला कदम उन्हें मौखिक रूप से चेतावनी देना है । मौखिक चेतावनी अनुशासनात्मक कार्रवाई है जो मौखिक रूप से व्यक्त की जाती है। उनके माध्यम से, आप कर्मचारी से संवाद करेंगे कि आपकी अपेक्षाएँ क्या हैं और आपको सचेत करता है कि यदि आपके प्रदर्शन में सुधार नहीं हुआ तो अन्य अनुशासनात्मक उपाय किए जाएंगे।
चरण 1
किसी कर्मचारी को मौखिक रूप से चेतावनी देने के लिए सही प्रक्रिया का पता लगाने के लिए अपनी कंपनी के मानव संसाधन विभाग या अपने बॉस से किसी से बात करें। उदाहरण के लिए, भले ही आप उससे बात करें, फिर भी आपको पंजीकरण के प्रयोजनों के लिए चेतावनी बताते हुए एक दस्तावेज की आवश्यकता होगी।
चरण 2
उन नोटों की समीक्षा करें जो आपने अतीत में कर्मचारी के बारे में पूछताछ में की थीं और उन्हीं तथ्यों से संबंधित हैं जो अब आपको मौखिक चेतावनी जारी करने के लिए मजबूर करते हैं। उससे बात करने से पहले तथ्यों को इकट्ठा करें, इसलिए आपका उद्देश्य और नोटिस स्पष्ट होगा। तथ्यों को जानने से आपकी स्थिति का बचाव करने में भी मदद मिलेगी यदि कर्मचारी पिछले घटनाओं के बारे में बहस करने की कोशिश करता है। काम पर अपने व्यवहार और प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए कर्मचारी को पहले से सुझाई गई हर बात को लिख लें। यह तर्क देने के लिए तैयार रहें कि इन रणनीतियों ने काम क्यों नहीं किया, जिसके परिणामस्वरूप चेतावनी जारी की गई।
चरण 3
मौखिक चेतावनी देखने के लिए किसी अन्य पर्यवेक्षक से पूछें। किसी निजी क्षेत्र या कार्यालय में कर्मचारी को अपने साथ आमंत्रित करें। समझाएं कि विनम्र और पेशेवर तरीके से उनके व्यवहार या प्रदर्शन के बारे में क्या गलत है। बताएं कि वह समस्या को कैसे ठीक कर सकता है। पूछें कि क्या वह जानता है कि अपनी गलतियों को कैसे हल करना है।
चरण 4
उसे सूचित करें कि एक मौखिक चेतावनी जारी की जा रही है। चेतावनी दी है कि समस्या के आसपास काम करने के लिए पेश किए गए सुझावों के साथ गैर-अनुपालन से अनुशासनात्मक कार्रवाई हो सकती है, जिसके परिणामस्वरूप नौकरी छूट सकती है। पूछें कि क्या वह समझता है कि उसकी नौकरी दांव पर है।
चरण 5
उसे बताएं कि आप सुनिश्चित हैं कि वह अपने काम के प्रदर्शन और व्यवहार में सुधार के लिए आवश्यक बदलाव कर सकता है। हर समय दृढ़ और विनम्र रहें।
चरण 6
मौखिक चेतावनी के विवरण को दस्तावेज करें ताकि वे रिकॉर्ड किए जाएं। उस पर्यवेक्षक से पूछें जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने और तारीख करने के लिए एक गवाह के रूप में कार्य किया। कर्मचारी को ऐसा करने के लिए न कहें, आखिरकार, यह एक मौखिक और अलिखित चेतावनी है। मौखिक नोटिस पूर्व लिखित नोटिस। यदि आप कर्मचारी से हस्ताक्षर करने के लिए कहते हैं, तो वह भविष्य में दावा कर सकता है कि उसे कभी मौखिक चेतावनी नहीं मिली, जो मुकदमा दायर करने पर समस्या हो सकती है।