विषय
प्रशासनिक सहायकों को अत्यधिक संगठित और स्वतंत्र होना चाहिए। उन्हें विवरण पर ध्यान देने की जरूरत है, मजबूत संचार कौशल है और वे जिस कंपनी या व्यक्ति के लिए काम करते हैं, उसे समझना होगा। एक संगठन प्रशासनिक सहायता किराए पर लेना चाहता है जो उसके मिशन से संबंधित है।
लक्ष्य संरेखण
एक प्रशासनिक सहायक के लक्ष्यों को कंपनी और वरिष्ठ नेतृत्व के लक्ष्यों के साथ जोड़ा जाना चाहिए। सामान्य प्रशासनिक लक्ष्य पारस्परिक कौशल में सुधार, एक नया डेटा प्रोग्राम सीखना, शीर्ष-ऑफ़-द-लाइन कार्यालय उपकरण पर शोध करना और एक अत्यधिक नौकरशाही प्रक्रिया का आधुनिकीकरण करना है। लक्ष्यों को उस कार्य द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए जो पहले से ही किया जा रहा है या चुनौतियों का सामना करना पड़ता है जो कार्यालय का सामना करता है। लोग उन्हें अपने प्रदर्शन और उनके प्रदर्शन या कंपनी के संचालन में सुधार करने के लिए परिभाषित करते हैं।
लक्ष्यों का निर्धारण
एक प्रशासनिक सहायक को प्रत्येक सप्ताह, महीने और वर्ष में कई मापने योग्य लक्ष्य पूरे करने चाहिए। उन्हें ध्यान से और उपलब्धि के इरादे से चुनें। उन्हें विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य, यथार्थवादी और समय पर होना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक लक्ष्य यह होगा कि प्रत्येक सप्ताह के अंत में सभी पेरोल फाइल को अपडेट किया जाए। यदि यह संभव नहीं है, तो इसे समायोजित करें।
आवश्यक कौशल
एक प्रशासनिक सहायक के लक्ष्यों और उद्देश्यों को आपके कौशल के साथ सहसंबंधित होना चाहिए। उसके पास मजबूत पारस्परिक कौशल होना चाहिए, लिखने में सक्षम होना चाहिए, व्याकरण का एक मजबूत आदेश होना चाहिए और आत्मविश्वास के साथ विभिन्न प्रकार के सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहिए। नियोक्ता छोटी परियोजनाओं, व्यावसायिक घटनाओं और अन्य कर्मचारियों की देखरेख के लिए एक प्रशासनिक सहायक भी चाहता है। यह भी आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के साथ गहरे संबंधों को बनाए रखने के लिए आवश्यक हो सकता है।
विशिष्ट कौशल
एक प्रशासनिक सहायक को अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों के हिस्से के रूप में विशेष ज्ञान प्राप्त करने पर विचार करना चाहिए। उदाहरण के लिए, कानूनी स्थिति के लिए, वह कानूनी सहायक के लिए विशेषज्ञता की तलाश कर सकता है। सहायक चिकित्सा स्थिति में काम करने के लिए चिकित्सा बीमा प्रक्रियाओं और संग्रह प्रक्रियाओं से अवगत हो सकता है। संयुक्त राज्य में, एक वित्तीय संस्थान में एक प्रशासनिक सहायक वित्तीय उद्योग नियामक प्राधिकरण द्वारा प्रमाणन प्राप्त कर सकता है, जिससे उसे अत्यधिक सुरक्षित स्टॉक, बॉन्ड और लेनदेन के साथ काम करने की अनुमति मिलती है।