विषय
ईमेल को अभी भी अनौपचारिक संचार के एक रूप के रूप में देखा जाता है। काम पर भी, लोग अक्सर अभिवादन, समापन और वर्तनी को छोड़ देते हैं। हालांकि, चूंकि ई-मेल ने ज्यादातर मेमो को बदल दिया है और व्यावसायिक संचार का प्राथमिक रूप बन गया है, इसलिए उपयुक्त शिष्टाचार और प्रारूप का पालन करना स्पष्टता और अन्य कर्मचारियों के लिए सम्मान दोनों के लिए महत्वपूर्ण है।
अभिवादन और समापन
अभिवादन और समापन ईमेल के प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंध के प्रकार पर निर्भर करता है।
एक व्यक्ति के साथ आपके पहले ई-मेल में, "डियर" से शुरू करें, उसके बाद उसका नाम। जब तक आपका व्यवसाय बहुत औपचारिक न हो, तब तक पहले नाम का उपयोग करना स्वाभाविक है। एक बार संबंध स्थापित हो जाने के बाद, आप बस प्राप्तकर्ता के नाम के बाद "ही" या "हैलो" जैसे व्यक्ति के नाम या अधिक अनौपचारिक अभिवादन का उपयोग कर सकते हैं।
समूह में संदेश भेजते समय, हमेशा "प्रिय" का उपयोग करें, क्योंकि कई प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए ईमेल अधिक औपचारिक होते हैं। "गुड मॉर्निंग" या "गुड दोपहर" जैसी तारीफ का उपयोग न करें। जब प्राप्तकर्ता ईमेल पढ़ता है, तो यह दिन का एक और समय हो सकता है।
क्लोजर ग्रीटिंग्स के समान नियमों का पालन करते हैं। पहले ईमेल में, "औपचारिक संबंध" या "सर्वश्रेष्ठ संबंध" जैसे अधिक औपचारिक करीबी का उपयोग करें। एक बार जब आप पहले से ही ईमेल का आदान-प्रदान कर लेते हैं, तो समापन आवश्यक नहीं है, लेकिन हमेशा अपना नाम अपने हस्ताक्षर के रूप में शामिल करें।
अन्य संग्रह
अनुपालन से पहले, विषय वह पहली सूचना है जिसे प्राप्तकर्ता पढ़ेगा। सुनिश्चित करें कि आप इसे सार्थक, स्पष्ट और संक्षिप्त बनाते हैं ताकि व्यक्ति संदेश की सामग्री को समझे और सही प्राथमिकता दे।
पोर्टेबल इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों के आगमन के साथ, कई कर्मचारी इस विषय में ईमेल की सामग्री डालने की आदत में पड़ गए, यह सोचकर कि यह प्राप्तकर्ता के लिए अधिक सुविधाजनक होगा। हालांकि, इस प्रकार का स्वरूपण अचानक और असभ्य लगता है।
स्वरूपण
सही वर्तनी, विराम चिह्न और कैपिटलाइज़ेशन का उपयोग करें। वर्तनी जांच पास करने और टाइपो को सही करने के लिए सहकर्मियों के प्रति सम्मान दर्शाता है। एक गलत अल्पविराम एक वाक्य का अर्थ बदल सकता है। ध्यान रखें कि आपके सहकर्मी आपके मन को नहीं पढ़ सकते हैं, इसलिए संदर्भ स्पष्ट करें ("उस परियोजना पर उसके साथ काम करें" - जो "वह" है, और "क्या परियोजना"?)।
बड़े अक्षरों में कभी न लिखें। आप इसे प्राप्त करने के साथ स्कैन कर रहे हैं, इसे बड़े अक्षरों में लिखें।
छोटे और उद्देश्य पैराग्राफ लिखें। मित्रवत रहें, लेकिन जब तक आपका निकट संबंध न हो, चुटकुले और कटाक्ष से बचें, जो अक्सर ईमेल द्वारा गलत समझा जाता है। अंत में, इमोटिकॉन्स से छुटकारा पाएं।
शिक्षा
"जर्नल ऑफ कंप्यूटर-मेडिएटेड कम्युनिकेशन" में हाल ही में किए गए एक अध्ययन से पता चला है कि जो लोग शिक्षित ईमेल भेजते हैं उन्हें असभ्य ईमेल के प्रेषक की तुलना में अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल और आसान माना जाता है। इससे अधिक, शिक्षित ईमेल प्राप्त करने वाले अपने प्रेषकों के साथ काम करने के लिए अधिक इच्छुक थे।
आप वास्तविक जीवन में उसी तरह ईमेल द्वारा अच्छी शिक्षा दिखा सकते हैं। ऑर्डर देते समय "कृपया" और "धन्यवाद" का उपयोग करें।
फिर से, यह सुनिश्चित करने के लिए अपने समय का उपयोग करना कि ईमेल व्याकरणिक रूप से सही है, अपने सहयोगियों के लिए सम्मान दिखाता है। उस हिस्से की उपेक्षा करने का तात्पर्य है कि आपका खुद का समय उनकी तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है।