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यदि छात्र या मित्र आपसे सिफारिश का पत्र लिखने के लिए कहते हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि यह कैसे करना है। यह जानना कठिन है कि किसी व्यक्ति को सुपर हीरो की तरह बनाए बिना किसी की प्रशंसा कैसे की जाए। कुछ चीजें हैं जो समितियों और नियोक्ताओं की सिफारिश के पत्रों में दिखती हैं जो उन्हें यह निर्धारित करने में मदद करती हैं कि क्या उम्मीदवार पुरस्कार प्राप्त करने या नौकरी की रिक्ति को भरने के लिए उपयुक्त है। एक अच्छा पत्र लिखने के लिए यह सब थोड़ा ज्ञान है।
विशेष जानकारी दें
किसी व्यक्ति के बारे में अनुशंसा पत्र लिखने के लिए किसी को यह समझाने के लिए पर्याप्त नहीं है कि उसे विश्वास होना चाहिए कि आपको क्या कहना है। उम्मीदवार के बारे में आप क्या जानते हैं और क्यों वह स्थिति के लिए एक अच्छा विकल्प है, इसके बारे में विशिष्ट जानकारी काम करने की सिफारिश के लिए महत्वपूर्ण है। विशिष्ट कारणों के बारे में सोचें कि व्यक्ति नौकरी के लिए सबसे उपयुक्त क्यों है। पाठक को बताएं कि आप उम्मीदवार को कितनी अच्छी तरह जानते हैं और वह आपकी प्रशंसा का हकदार क्यों है।
योग्यता
उम्मीदवार की विशिष्ट योग्यता के बारे में बात करने की कोशिश करें, जिसे वह उस पद या छात्रवृत्ति से लेना चाहता है जिसके लिए वह आवेदन कर रहा है। याद रखें कि आप उम्मीदवार को पत्र लिखने के बारे में जानते हैं कि किन कारणों से वह व्यक्ति विशेष नौकरी या पुरस्कार के लिए योग्य है। यह बहुत मदद करता है यदि आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से जानते हैं, बल्कि केवल सतही रूप से जानते हैं। व्यक्तिगत गुणों के बारे में सामान्यीकरण आमतौर पर रेफरल प्रक्रिया में बहुत सहायक नहीं होते हैं, और इससे बचा जाना चाहिए।
निराधार तारीफ से बचें
एक तारीफ से दूसरे की सिफारिश के पत्र आम तौर पर कमजोर माने जाते हैं। निश्चित रूप से आपको तारीफ को शामिल करना चाहिए, लेकिन पाठक के दृष्टिकोण में ठोस कारणों के आधार पर। उम्मीदवार ने प्रशंसा अर्जित करने के लिए कुछ किया होगा, और यह सिफारिश के पत्र में स्पष्ट रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए, ताकि यह उस समिति या व्यक्ति के लिए उपयोगी होगा जो निर्णय करेगा। नि: शुल्क और निराधार प्रशंसा सिफारिश के पत्र पर केवल अंतरिक्ष की बर्बादी है।
अत्यधिक आलोचना से सावधान रहें
अनुशंसा पत्र में आलोचना लिखना कुछ ऐसा है जो नहीं किया जाना चाहिए। यह उम्मीदवार की छवि को नुकसान पहुंचाएगा और सफलता की संभावनाओं को गंभीरता से कम कर सकता है। यदि आप एक सकारात्मक और ईमानदार सिफारिश पत्र नहीं लिख सकते हैं, तो व्यक्ति को "नहीं" कहना सबसे अच्छा है। एक पत्र के लेखक को ईमानदार होने की उम्मीद है, और झूठी आलोचना और प्रशंसा केवल उस छात्र को चोट पहुंचाएगी जिसने आप पर भरोसा किया था। यदि आप अनुशंसा पत्र लिखने के अनुरोध को अस्वीकार करते हैं तो यह उम्मीदवार के लिए अधिक पेशेवर और बहुत बेहतर होगा।