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जब आप एक जरूरी पत्र भेजते हैं, तो इससे ज्यादा निराशा की कोई बात नहीं है कि उसे वितरित करने में कई दिन लग जाते हैं। डाक सेवा को दोष देने से पहले, भविष्य में उन तरीकों पर विचार करें जिन्हें आप तेजी से वितरित करने के लिए लिफाफे संभाल सकते हैं। यह बिलों पर देर से शुल्क का भुगतान करने या जन्मदिन या अन्य महत्वपूर्ण चूक घटनाओं के लिए प्रियजनों से माफी मांगने से बच सकता है।
सुझावों को संबोधित करना लिफाफा
यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन लिफाफे को सही तरीके से संबोधित करना सुनिश्चित करें। लिफाफे के बीच में, सबसे लंबे पक्ष के साथ समानांतर में पता लिखें या लिखें। प्राप्तकर्ता का नाम पहली पंक्ति में दिखाई देना चाहिए। यदि आप किसी कंपनी को पत्र भेज रहे हैं, तो नीचे दिए गए लाइन पर इस नाम को निर्दिष्ट करें। यदि आप प्राप्तकर्ता की ओर से किसी को भेज रहे हैं, तो "ए / सी" (देखभाल में) लिखें, उसके बाद उस व्यक्ति का नाम लिखें। यह किसी भी भ्रम को खत्म करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि सही व्यक्ति को समय पर लिफाफा प्राप्त हो।
फिर एड्रेस भरें। यदि आवश्यक हो तो सड़क का नाम और स्थान संख्या और अपार्टमेंट या सुइट दर्ज करें। अगली पंक्ति में, शहर के नाम से शुरू करें, उसके बाद राज्य का संक्षिप्त नाम। यदि संदेह है, तो सही संक्षिप्त नाम की जाँच करें। कई लोग एमएस को माटो ग्रोसो के रूप में भ्रमित करते हैं, जब वास्तव में यह माटो ग्रोसो डो सुल के लिए होता है, उदाहरण के लिए। दूसरी पंक्ति में, ज़िप कोड डालें, जो आठ-अंकीय संख्याएँ हैं - पहले पाँच और अन्य तीन एक हाइफ़न या डैश द्वारा अलग किए गए। सही ज़िप कोड प्रदान करना बहुत महत्वपूर्ण है। ऐसा करने में विफलता पत्राचार के वितरण में देरी करेगी। इसके अलावा, पता लिखते समय अल्पविराम, अवधि या अन्य विराम चिह्न का उपयोग न करें।
लिफाफे के पीछे प्रेषक का पता और नाम दें। यह आपके घर का पता होना चाहिए, या, यदि आप यात्रा कर रहे हैं, तो वह पता जहां आप कुछ हफ्तों के लिए रहेंगे। यदि मेल किसी भी कारण से वितरित नहीं किया जा सकता है, तो कम से कम आप इसे फिर से प्राप्त करना सुनिश्चित करेंगे।
सही पोस्ट का उपयोग करें
पत्राचार भेजते समय लोग सबसे बड़ी गलतियों में से एक उचित पोस्ट का उपयोग नहीं कर रहे हैं। मेल में यह परिणाम आपको दिया जा रहा है और प्राप्तकर्ता को वितरण में बहुत लंबा विलंब है। सही डाक टिकटों का उपयोग करना सुनिश्चित करें, क्योंकि प्रिंट रन अक्सर सीमित होते हैं और फीस लगातार बदलती रहती है; पुराने टिकटों के लायक नहीं रह सकते हैं या उन्हें पूरक करने के लिए एक अतिरिक्त टिकट की आवश्यकता हो सकती है। पैकेज के वजन के आधार पर, आपको लिफाफे पर एक से अधिक मोहरों की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए पुष्टि करने के लिए इसका वजन करें।
अन्य बातें
हमेशा स्पष्ट और कानूनी रूप से लिखें। घसीट के बजाय बोल्ड अक्षरों का उपयोग करें। यदि आपके पास बहुत खराब लिखावट है, तो मेलिंग लेबल का उपयोग करें और इसे समझने के लिए प्राप्तकर्ता और प्रेषक पते में टाइप करें।
यदि आप किसी को सैन्य अड्डे पर मेल भेज रहे हैं, तो लिफाफे को कैसे संबोधित किया जाए, इस पर विशेष आवश्यकताएं हैं। पोस्ट ऑफिस की वेबसाइट देखें। इसके अलावा, यदि आप एक एक्सप्रेस पाउच शिपिंग कर रहे हैं, तो आपको पोस्ट ऑफिस द्वारा प्रस्तावित पते के लेबल का उपयोग करना होगा।