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प्रशासनिक सहायक आम तौर पर यह सुनिश्चित करने के लिए काम करते हैं कि कोई कार्यालय बेहतर तरीके से काम करे। अधिकांश कंपनियां कम से कम हाई स्कूल शिक्षा, कॉलेज में दो या अधिक वर्षों के साथ प्रशासनिक सहायकों को पसंद करती हैं और एक कार्यालय में काम करने का अनुभव करती हैं। वे किसी की विशेष रूप से मदद कर सकते हैं या पूरी टीम की सहायता कर सकते हैं। एक प्रशासनिक सहायक के पास प्रभावी रूप से अपनी भूमिका निभाने के लिए कई कौशल और योग्यताएँ होनी चाहिए।
पारस्परिक कौशल
एक प्रशासनिक सहायक एक से अधिक लोगों को रिपोर्ट कर सकता है। इसके अतिरिक्त, प्रत्येक पर्यवेक्षक के पास उसके लिए अलग-अलग लक्ष्य और उद्देश्य हो सकते हैं। इसलिए, आपको सभी पर्यवेक्षकों के साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी वांछित और / या अनुरोध किए गए कार्य या मिशन मिले हैं। अपने कर्तव्यों के हिस्से के रूप में, एक प्रशासनिक सहायक (यह सुनिश्चित करना कि कार्यालय प्रभावी रूप से संचालित हो रहा है) को एक टीम के रूप में सहयोग और काम करके अपने सहकर्मियों की सहायता करनी चाहिए।
समय प्रबंधी कौशल
प्रशासनिक सहायकों को काम पर समय से पहले प्राथमिकता देने में सक्षम होना चाहिए। एक ही दिन में, उन्हें कार्यों की एक लंबी सूची जारी करनी होगी और यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक निर्धारित समय सीमा के भीतर पूरा हो जाए।
कार्यालय की आपूर्ति का ज्ञान
फैक्स मशीन जैसी उपकरण और कार्य सामग्री का ज्ञान किसी भी प्रशासनिक सहायक के लिए महत्वपूर्ण है। उसे पता होना चाहिए कि टेलीफोन प्रणाली को कई लाइनों और / या एक्सटेंशनों के साथ कैसे संचालित किया जाए। इसके अलावा, आपको पता होना चाहिए कि प्रतिलिपि बनाने वाली मशीन कैसे काम करती है और यहां तक कि आवश्यक होने पर इसे कैसे ठीक किया जाए।
कम्प्यूटेशनल कौशल
अधिकांश कार्यालय कंप्यूटर सिस्टम की कार्यक्षमता पर आधारित होते हैं। इसलिए, एक प्रशासनिक सहायक को यह समझने की क्षमता होनी चाहिए कि कंप्यूटर कैसे काम करते हैं। इसके अलावा, उसे ई-मेल भेजने, इंटरनेट पर शोध करने, स्प्रेडशीट बनाने, दस्तावेज़ों को स्कैन करने और यहां तक कि बुनियादी कंप्यूटर कार्यक्षमता के बारे में अन्य सहयोगियों को सिखाने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी।
लेखन कला
कई प्रशासनिक सहायक दस्तावेजों को लिखने में पर्यवेक्षक की सहायता करते हैं। उदाहरण के लिए, एक पर्यवेक्षक एक दस्तावेज निर्धारित कर सकता है और सहायक को संभावित टाइपो या व्याकरण संबंधी मुद्दों की समीक्षा करने के लिए कह सकता है। इस प्रकार, एक प्रशासनिक सहायक को यह जानना आवश्यक है कि व्यावसायिक पत्रों का उत्पादन कैसे किया जाए। उसे यह सुनिश्चित करने के लिए एक विक्रेता के साथ पत्राचार करने की आवश्यकता हो सकती है कि सभी आइटम समय पर और सही ढंग से विनिर्देशों पर वितरित किए गए हैं।