विषय
- मुख्य चिंताओं पर प्रकाश डालें
- विशिष्ट उदाहरण प्रदान करें
- भावनात्मक वाक्यांशों से बचें
- सुधार का सुझाव दें
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कॉर्पोरेट या खुदरा वातावरण में काम करते हैं, अगर आपके काम के बारे में चिंताएं हैं, तो आपको उन्हें अपने बॉस के ध्यान में लाने की आवश्यकता है। एक पत्र के माध्यम से अपनी चिंताओं को दिखाते हुए, आपके बॉस को यह समझने की अनुमति मिलती है कि गलत व्याख्या के लिए कमरे को छोड़ने के बिना क्या चल रहा है, क्योंकि आपके सभी विचारों और विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाएगा। ऐसा करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ दिशानिर्देशों का पालन करें कि आपकी चिंताओं को पेशेवर तरीके से संबोधित किया गया है।
मुख्य चिंताओं पर प्रकाश डालें
पत्र के पहले पैराग्राफ में, ठीक से समझाएं कि आप अपने बॉस से संपर्क क्यों कर रहे हैं। आपको नौकरी की चिंताओं के बारे में सूचित करने के लिए पहले दो वाक्यों का उपयोग करें और जो आपको परेशान करता है, उसका सीधा स्पष्टीकरण दें। इस शुरुआत में, चिंता के मुख्य कारणों को उजागर करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए:
"नमस्कार, मि। स्मिथ। मैं लिख रहा हूं क्योंकि मुझे अपने डिवीजन को सौंपे गए भूनिर्माण कार्यों के बारे में बहुत सारे हतोत्साहित करने वाले चिंताएं हैं। मेरे सभी अवलोकन में, मैंने बहुत थके हुए कर्मचारियों को घंटों के बाद पहुंचने और मशीनों के गैर-लाभकारी रूप से संचालन पर ध्यान दिया।"
विशिष्ट उदाहरण प्रदान करें
पत्र के उद्देश्य के बारे में बताया गया है, विशिष्ट उदाहरण प्रदान करके स्थिति में तल्लीन करना। यह आपको स्थिति की स्पष्ट समझ देगा और इस संभावना को कम करेगा कि आपका पत्र किसी का ध्यान नहीं जाएगा। उदाहरण के लिए:
"1 मार्च 2011 को, जेसन एस। मास्टर्स अपने आगमन के समय के बाद 10:45 बजे, कार्यस्थल पर पहुंचे। उनके आगमन के बाद, वे अत्यधिक थके हुए दिखाई दिए और स्कैन किए बिना मशीनों का संचालन शुरू कर दिया। दोपहर के दौरान, मैंने कई कर्मचारियों को बिना हेलमेट पहने या सुरक्षा सावधानी बरतते हुए भारी मशीनरी के साथ काम करते देखा। ”
भावनात्मक वाक्यांशों से बचें
पत्र के उत्पादन के दौरान, अत्यधिक भावुक न बनें, क्योंकि इससे पत्र की व्यावसायिकता और वैधता कम हो जाती है। सुनिश्चित करें कि सभी निर्देश तथ्यों पर आधारित हैं और भावनात्मक ओवरटोन से मुक्त हैं। पत्र का उद्देश्य चिंता के सटीक कारणों को रेखांकित करने के लिए आवश्यक जानकारी के साथ अपने बॉस को प्रदान करना है, ताकि वह आवश्यक होने पर कार्रवाई कर सके।
सुधार का सुझाव दें
पत्र के अंत में, अपनी चिंताओं के बारे में सुझाव दें। सुनिश्चित करें कि वे वास्तव में सुझाव हैं और आवश्यकताएं नहीं हैं। सुझाव से पहले, "क्या आपको लगता है कि यह बेहतर होगा ..." या "शायद यह उपयोगी होगा ..." जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें। अपने विचारों को प्रस्तुत करने और बैठक के अनुरोध के साथ इसे समाप्त करने के लिए पत्र के इस भाग का उपयोग करें ताकि आप अपनी चिंताओं पर चर्चा कर सकें और किसी अन्य समस्या को ठीक करने के लिए विचारों का आदान-प्रदान कर सकें।