विषय
कंपनी द्वारा किए गए अधिकांश बाहरी संचार पत्रों के माध्यम से होते हैं। वे व्यापार के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे टिकाऊ हैं; एक ग्राहक उन्हें अनिश्चित काल के लिए स्टोर कर सकता है, और एक लिखित परीक्षा के साथ कंपनी की प्रक्रिया कर सकता है। नकारात्मक संचार, जैसे कि असंतुष्ट ग्राहक को क्रेडिट देने से इनकार करना, फर्म होने और अभी भी उसके साथ व्यापार करने के बीच एक अच्छा संतुलन की आवश्यकता होती है। यदि वह सही नहीं किया जाता है, तो यह नाराजगी पैदा करेगा और यह एक समस्या है, क्योंकि असंतुष्ट ग्राहक औसतन दस अन्य लोगों के लिए नकारात्मक विज्ञापन करते हैं।
दिशाओं
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यदि संभव हो तो ग्राहक से संपर्क करें। माफी मांगने और व्यक्ति में स्थिति की व्याख्या करने से ग्राहक के विश्वास को फिर से हासिल करने और उसे हमेशा के लिए खो देने के बीच अंतर हो सकता है।
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यदि आपके पास ग्राहक से संपर्क करने का कोई तरीका नहीं है, तो एक फोन कॉल के साथ माफी पत्र लिखें, या सिर्फ पत्र। जल्दी से स्थिति के लिए माफी मांगें, विशिष्ट बनें। हमेशा अच्छे बिंदुओं पर जोर दें, क्योंकि नकारात्मक पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने से ग्राहक को उन पर ध्यान केंद्रित करने की प्रेरणा मिलेगी। कहो कि आपकी कंपनी स्थिति को मापने के लिए क्या करेगी, यदि कोई हो।
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एक महीने के बाद, फिर से कॉल करें और सुनिश्चित करें कि यदि आपके पास एक है तो आपको विशेष ऑफ़र या उपहार मिला है।
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अगली बार जब वह स्थापना के लिए आता है, तो इसे व्यक्तिगत रूप से प्राप्त करें, यदि आप उसे जानते हैं और उसके साथ कुछ सीधा संपर्क किया है। यह आपको दिखाएगा कि आपका स्वागत है और आप इस पर विचार करते हैं।
चेतावनी
- अपने पत्र के साथ बहुत सावधान रहें। यदि आप बहुत लंबा बहाना बनाते हैं, तो एक न्यायाधीश आपको अपराध की स्वीकारोक्ति के रूप में देख सकता है। सुनिश्चित करें कि आप केवल उस कॉलस के लिए माफी माँगते हैं जिसके साथ समस्या को नियंत्रित किया गया था और स्थिति के बारे में बात करें यदि यह आपकी कंपनी की गलती नहीं थी।