विषय
ग्राहक पत्र आम तौर पर विशिष्ट स्वरूपों का पालन करते हैं और अच्छी तरह से योजनाबद्ध और पेशेवर लगते हैं। उनके पास ऐसे तत्व हैं जो सार्वभौमिक हैं, जैसे अभिवादन और समापन। बिलिंग प्रक्रियाओं के बारे में बात करने वालों में कंपनी की भुगतान नीतियों के बारे में जानकारी होती है और यह वर्णन किया जाता है कि ग्राहकों को अपने बिलों का भुगतान कैसे करना चाहिए। इन नीतियों में परिवर्तन ग्राहक को मेल द्वारा भेजे गए पत्र द्वारा सूचित किया जाना चाहिए, जो उन्हें हुए परिवर्तनों के लिखित रूप में सूचित करता है।
प्रारंभिक
पत्र के उद्घाटन में वह तारीख होती है जिसे लिखा गया था, प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी और बधाई। ग्रीटिंग "प्रिय ग्राहक" के साथ पत्र का खंड ग्राहक की संपर्क जानकारी के नीचे डबल स्थान में लिखा जाएगा। ग्रीटिंग ग्राहक को श्री या श्रीमती और उपनाम जैसे शीर्षकों के साथ सही तरीके से संबोधित करता है।
पत्र का उद्देश्य
उद्देश्य पैराग्राफ आपके ग्राहक को सूचित करता है कि आप उन्हें यह बताने के लिए लिख रहे हैं कि बिलिंग सिस्टम में परिवर्तन होगा। इस अनुच्छेद में यह गारंटी भी शामिल होनी चाहिए कि यह पत्र संग्रह का बिल नहीं है।
उपभोक्ता पर प्रभाव
प्रभाव पैराग्राफ विस्तृत है और उन तरीकों को सूचीबद्ध करता है जिनमें आपकी कंपनी द्वारा लागू किए जा रहे बदलाव ग्राहक को प्रभावित करेंगे। इन प्रभावों में एक नया बिलिंग पता शामिल हो सकता है जिसमें भुगतान भेजा जाना है या नई बिलिंग तारीखें हैं। ये परिवर्तन सकारात्मक और ग्राहक के पक्ष में लिखे जाने चाहिए। प्रत्येक परिवर्तन को ग्राहक के साथ-साथ आपकी कंपनी के लिए लाभ के रूप में वर्णित किया जाना चाहिए।
समापन
समापन खंड में ग्राहक के लिए आपका समापन कथन शामिल होना चाहिए, जैसे "आपके संरक्षण के लिए धन्यवाद", "ईमानदारी से" या एक सरल "धन्यवाद"। इसमें आपका टाइप किया हुआ नाम, आपके हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी शामिल होगी। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो ग्राहकों से संपर्क करने के लिए एक ईमेल पता भी शामिल होना चाहिए।