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मेल मर्ज का उपयोग माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए अनुकूलित अक्षरों या दस्तावेजों का एक सेट बनाने के लिए किया जाता है। इसे उत्पन्न करने के लिए, आप एक मुख्य दस्तावेज़ बनाते हैं, इसे एक संपर्क सूची से जोड़ते हैं और एक प्लेसहोल्डर फ़ील्ड बनाते हैं जो जानकारी को एक साथ "मर्ज" करेगा। जब आप ऐसा करते हैं, तो आपके संपर्क डेटा स्रोत की जानकारी दस्तावेज़ में संबंधित मर्ज फ़ील्ड को बदल देगी। आप अलग-अलग मर्ज फ़ील्ड का उपयोग कर सकते हैं, जिनमें से कुछ में समान स्थितियां हो सकती हैं। ऐसे मर्ज फ़ील्ड IF फ़ील्ड कोड हैं।
चरण 1
अपना सीधा मेल बनाते समय, "मेल" टैब पर क्लिक करें। "फ़ील्ड लिखें और डालें" के तहत, "नियम" चुनें। "यदि ... फिर ... अन्य" पर क्लिक करें। इस नियम का उपयोग करके, आप जानकारी के एक टुकड़े के लिए एक कार्रवाई और दूसरे के लिए एक अलग कार्रवाई निर्दिष्ट करने में सक्षम होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप IF क्षेत्र का उपयोग करके किसी विशिष्ट भौगोलिक स्थान पर केवल लोगों को पत्र भेजने का विकल्प चुन सकते हैं।
चरण 2
"फ़ील्ड नाम" के तहत, एक मर्ज फ़ील्ड चुनें। उदाहरण के लिए, "शहर" चुनें।
चरण 3
"तुलना" में, प्राप्तकर्ताओं को चुनने के लिए एक विकल्प चुनें। उदाहरण के लिए, किसी दिए गए शहर में प्राप्तकर्ताओं का चयन करने के लिए "समान रूप" चुनें।
चरण 4
"तुलना करें" के आगे, मर्ज फ़ील्ड मान दर्ज करें जिसे आप प्राप्तकर्ता चुनने के लिए उपयोग करना चाहते हैं। साओ पाउलो में रहने वाले केवल प्राप्तकर्ताओं का चयन करने के लिए, "साओ पाउलो" टाइप करें।
चरण 5
"इस पाठ को सम्मिलित करें" के बगल में, स्थिति के समान होने पर आप जो जानकारी प्रकट करना चाहते हैं उसे टाइप करें। कुछ ऐसा टाइप करें जो साओ पाउलो के निवासियों के लिए एक संदेश को निजीकृत करेगा।
चरण 6
"अन्यथा, इस पाठ को सम्मिलित करें" में, कुछ ऐसा लिखें जो प्राप्तकर्ताओं के लिए एक सामान्य पाठ प्रदान करेगा जो निर्दिष्ट शर्तों (प्राप्तकर्ता जो साओ पाउलो में नहीं रहते हैं) से मिलते हैं।