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पेशेवर रूप से ईमेल लिखते समय, व्यक्ति यह सुनिश्चित करने में अधिकांश समय बिता सकता है कि जानकारी के प्रत्येक टुकड़े को शामिल किया गया है, कि यह सही ढंग से स्वरूपित है और वर्तनी परीक्षक को निष्पादित किया गया है। हालाँकि, ईमेल को बंद करना न भूलें। ई-मेल के लिए एक पेशेवर अंत बनाना एक व्यक्ति को इसे कैसे प्राप्त करता है, इसमें बहुत बड़ा अंतर हो सकता है। आप का एक अच्छा प्रभाव के साथ प्राप्तकर्ता को छोड़ दें।
संपर्क जानकारी
यदि आप पहली बार एक पेशेवर ईमेल भेज रहे हैं, तो यह आपकी संपर्क जानकारी के साथ समाप्त करने के लिए एक अच्छा विचार है, न कि केवल आपका नाम। यद्यपि प्राप्तकर्ता ईमेल प्राप्त करने के बाद अपने पते को स्वचालित रूप से प्राप्त कर लेगा, लेकिन संपर्क के अन्य रूपों की पेशकश करना सुनिश्चित करें। यदि आप किसी विशिष्ट कंपनी के लिए काम करते हैं, तो इस संपर्क जानकारी को एक पते सहित शामिल करें। अपना सीधा फोन नंबर दें और इंगित करें कि यह सेल फोन या लैंडलाइन है। यदि आपकी कंपनी का केंद्रीय कार्यालय है, तो विस्तार को शामिल करना सुनिश्चित करें। आप जितने अधिक संपर्क छोड़ेंगे, आपके संपर्क करने की संभावना उतनी ही बेहतर होगी।
बंद होने की आशंका
राइटर्स मैथ्यू लेस्ली ओफलावन को "मैं आगे देखता हूं ..." वाक्यांश के साथ एक पेशेवर ईमेल खत्म करना पसंद करता है। वह कहती है कि यह ईमेल के उद्देश्य को दोहराएगा। इसके अलावा, यह उस व्यक्ति को भी डालता है, जिसने आपको उत्तर स्थिति में ईमेल भेजा है। उदाहरण के लिए, यदि आपने नौकरी की रिक्ति के बारे में एक ईमेल भेजा है, तो इसे "मुझे अपने आवेदन पर आपके निर्णय को सुनने के लिए तत्पर" होना चाहिए। प्राप्तकर्ता अब निश्चितता के साथ जानता है कि आपके ईमेल का उद्देश्य क्या है।
मुद्दों और चिंताओं
किसी पेशेवर ईमेल को बंद करते समय, प्रतिक्रिया के लिए आमंत्रण प्रदान करना सुनिश्चित करें, जैसे "मुझे बताएं कि क्या आपके पास कोई प्रश्न या चिंता है ..." क्योंकि यह प्राप्तकर्ता को बिना महसूस किए जवाब देने के लिए हरी बत्ती देगा। जैसे कि यह आपको परेशान कर रहा था, या यह कि आपका ईमेल अंतिम शब्द होने का इरादा था। इससे बातचीत भी फलती-फूलती रहती है। ईमेल भेजते समय, सुनिश्चित करें कि शामिल सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हैं और सभी प्रश्नों और चिंताओं को संबोधित किया गया है।
विचार
एक पेशेवर ईमेल के अंत में एक व्यक्तिगत स्पर्श हो सकता है, जो प्राप्तकर्ता के साथ आपके रिश्ते पर निर्भर करता है। समय के साथ, एक पेशेवर संपर्क एक दोस्त बन सकता है, जो आपको एक आंतरिक मजाक या एक स्वतंत्र कहानी के साथ एक ईमेल को समाप्त करने की अनुमति देता है। हालाँकि, ऐसा तब तक न करें जब तक दोस्ती का रिश्ता न बने। "साभार" के साथ एक ईमेल समाप्त करना एक अच्छा समझौता है। इससे पता चलता है कि आप सिर्फ एक व्यावसायिक संबंध नहीं हैं, बल्कि एक देखभाल करने वाले व्यक्ति हैं। एक ईमेल के अंत में थोड़ा शिष्टाचार दिखाने से डरो मत, खासकर अगर यह पेशेवर है।