विषय
एक वर्णनात्मक पत्र तब उपयोगी होता है जब आप नौकरी पाने की कोशिश कर रहे हों, किसी मित्र या सहकर्मी से संपर्क बनाए रखें, या किसी सहकर्मी, समुदाय या ग्राहक को संबोधित करें। एक छोटा पत्र लिखना सीखने से आपको संचार कौशल में सुधार करने और पाठक की सद्भावना सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी। पत्र को विस्तृत, संक्षिप्त और पढ़ने में आसान बनाने के लिए कुछ विशिष्ट कदम उठाएं।
दिशाओं
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एक उपयुक्त अभिवादन के साथ शुरू करो। इसमें "स्वीटहार्ट", "गुड मॉर्निंग" या "गुड आफ्टरनून" शामिल हो सकते हैं।
अभिवादन से पाठक का ध्यान सकारात्मक तरीके से खींचने में मदद मिलती है। यह संदेश की सामग्री को जारी करने से पहले पाठक को आपकी आवाज़ में केंद्रित करता है, बिना किसी अभिवादन के एक पत्र में होने वाले व्यवधान के प्रभाव से बच सकता है।
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पत्र के विषय को एक सामान्य वाक्यांश के साथ दर्ज करें। उदाहरण के लिए: "हाल ही में, साओ पाउलो में मौसम गर्म और बहुत हवाओं का रहा है। ऐसा लगता है जैसे वसंत आ रहा है।"
हाथ में एक डिक्शनरी लें और आपके पास कोई भी शब्द हो, जिस पर आपके प्रश्न हों स्वत: सुधार पर बहुत अधिक निर्भरता पत्र के लिए हानिकारक हो सकती है, क्योंकि सॉफ्टवेयर सभी त्रुटियों या शब्दों के दुरुपयोग की पहचान नहीं करेगा।
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कार्ड के मुख्य भाग में जाएं और विशिष्ट विवरण शामिल करें। ये विवरण ऐसे शब्द और वाक्यांश हैं जो पाँच इंद्रियों को अपील करते हैं - स्पर्श, स्वाद, गंध, दृष्टि और श्रवण। ये ठोस शब्द पाठक को पत्र के विवरण की कल्पना और अनुभव करने में मदद करते हैं।
उदाहरण के लिए, संवेदी विवरण का उपयोग करने वाला एक वर्णनात्मक वाक्यांश इस तरह दिखाई दे सकता है: "रियो डी जनेरियो के दक्षिणी भाग में जलवायु वर्ष के इस समय में सुंदर है। सूरज 30 andC के तापमान तक गर्म हो रहा है और हथेलियां ज्वलंत हैं। हवा के साथ पत्तियों को हिलाते हुए। मैं हर दिन खिड़की से बाहर देखता हूं और सोचता हूं कि इस स्वच्छ जलवायु और उष्णकटिबंधीय पौधों को देखने के लिए मैं कितना भाग्यशाली हूं। "
इस विवरण का उपयोग पाठक को "वाक्यांश समय अच्छा है" जैसे वाक्यांशों के विपरीत, कल्पना करने के लिए कुछ देता है, जो अमूर्तता के कारण कोई छवि नहीं बनाता है।
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एक सकारात्मक बयान के साथ पत्र को बंद करें। उदाहरण के लिए, "मुझे आपसे जल्द ही सुनने की उम्मीद है" या "मुझे आशा है कि सब कुछ आपके साथ ठीक है" या "एक महान सप्ताह है, और चलो एक दूसरे से बात करते रहें।" किसी वाक्य को कुछ शालीनता से बंद करना पाठक को निष्कर्ष से संतुष्ट होने में मदद करता है। यदि पत्र अचानक समाप्त हो जाता है, तो पाठक निराश हो सकता है या महसूस कर सकता है कि लेखक ने भेजने से पहले पत्र को पूरा करने के लिए पर्याप्त परवाह नहीं की थी।
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पत्र फिर से पढ़ें। एक दस्तावेज जितना छोटा होता है, उतना ही महत्वपूर्ण यह है कि गलत वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों से बचें। अधिक कुशल पढ़ने के लिए पत्र को प्रिंट करें और उन शब्दों को अधिक आसानी से पढ़ लें जो गायब हैं और वाक्यांश जिन्हें बदलना आवश्यक है।
असहमति महत्वपूर्ण है क्योंकि कई लंबे वाक्य (या यहां तक कि कई छोटे वाक्य) अक्षम हो सकते हैं और पाठक को खो सकते हैं। उदाहरण के लिए, निम्नलिखित वाक्यांशों की समीक्षा करने और उन्हें ठीक करने की आवश्यकता है: "वह आज आया था, वह बच्चे को देखकर खुश थी।" जब वह इसे उठाती है तो वह हंसी।
ये वाक्यांश काट दिए गए हैं और एक रोबोट टोन बनाते हैं जो पत्र की सकारात्मकता से मेल नहीं खाता है। जब वह घूमती है और वाक्यों को बदल देती है, तो वे इस तरह दिख सकते हैं: "वह आज दोपहर में आई और बच्चे को ले गई।" जब वह उसे पकड़ कर ले गई, तो वह खुशी से हंस पड़ी।
यदि आप शब्दों को याद नहीं कर सकते हैं, तो उपयोग में आने वाले शब्दों और वाक्यांशों से बचने के लिए शब्दों और वाक्यांशों को आसानी से खोजने के लिए विश्वकोश का उपयोग करें।
आपको क्या चाहिए
- वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर के साथ पेन और पेपर या कंप्यूटर
- शब्दकोश
- विश्वकोश (वैकल्पिक)