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प्रशासनिक पत्र कैसे लिखें। व्यवसाय की दुनिया में, पत्र अन्य एजेंसियों, कंपनियों या संभावनाओं के साथ संवाद करने का एक तरीका नहीं है; आपकी कंपनी का प्रतिनिधित्व करने और दूसरों को आपकी सेवा या उत्पाद की गुणवत्ता के बारे में जागरूक करने का एक तरीका है। एक प्रशासनिक पत्र लिखते समय आपकी कंपनी का सबसे अच्छा काम करना अनिवार्य है।
दिशाओं
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पेशेवर रूप से पत्र को प्रारूपित करें। यदि पत्र आधिकारिक विवरण का हिस्सा है, तो व्यवसाय का पता शामिल करें। पत्र के शीर्ष पर, तिथि के नीचे, यदि आवश्यक हो तो पते और अपनी स्थिति को शामिल करें।
नाम और पते के साथ, कंपनी की पहचान करके शुरू करें। (Fotolia.com से पीटर हायरस इमेजेज की व्यावसायिक छवि)
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प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें। यदि संभव हो तो निजीकृत करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशिष्ट विभाग के लिए लिख रहे हैं, तो उस व्यक्ति का नाम दर्ज करें, जिसे पत्र संबोधित किया गया है। वैकल्पिक रूप से, यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, तो विभाग को ही सूचित करें।
यदि संभव हो तो प्राप्तकर्ता को अनुकूलित करें। (Fotolia.com से रोडान द्वारा व्यावसायिक छवि)
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बिंदु पर पहुंचें। व्यवसाय लेखन में, यह संभावना है कि पाठक के पास ग्रंथों के पैराग्राफ पढ़ने से बेहतर चीजें हैं जो महत्वपूर्ण नहीं हैं। अपने पत्र का उद्देश्य स्पष्ट करें और तथ्यों को प्रस्तुत करें। फूल लिखने से बचें, जो पत्र के उद्देश्य को कम करता है।
मुखर होना। (Fotolia.com से carol lynch द्वारा कीबोर्ड की छवि)
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एक व्यावसायिक व्यवसाय शैली में लिखें, लेकिन कठिन शब्दों का उपयोग न करें जो कि पाठक को शब्दकोश में देखना होगा। अपने शब्दों को सरल और वर्णनात्मक रखें। उसका उद्देश्य आपको विषय को समझना है, न कि उसे अपनी शब्दावली से प्रभावित करना है।
पेशेवर भाषा के साथ लिखें, लेकिन स्पष्ट रूप से। (महिला लेखन छवि Fimolia.com से jimcox40 द्वारा)
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विनम्र बनो। लेखन जो चिड़चिड़ाहट या टकराव करते हैं, वे आमतौर पर अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उल्टा होते हैं। इसके अलावा, एक तर्क-पत्र पत्र को पीछे छोड़ सकता है और आपको बाद में इस्तेमाल किया जा सकता है।
विनम्र बनो। (Fotolia.com से Andrey Rakhmatullin की कलम की छवि)
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यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई व्याकरण की त्रुटियां या गलत वर्तनी वाले शब्द नहीं हैं, भेजने से पहले अपने पत्र की समीक्षा करें।
किसी भी गलती को सुधारने के लिए अक्षरों की समीक्षा करें। (Fotolia.com से ऐलेना वडोविना द्वारा कागज़ की छवि पर चश्मा)