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व्यापार पत्र और कम औपचारिक, या व्यक्तिगत पत्रों के बीच अंतर, प्रत्येक के दोनों संरचनाओं में पाया जा सकता है। अनौपचारिक व्यक्तिगत पत्र पत्र के तत्वों और अन्य वस्तुओं के निपटान के संबंध में प्रेषक के विवेक को अनुमति देते हैं। दूसरी ओर, व्यावसायिक पत्रों को शैली और रूप के लिए सख्त मानकों का पालन करना चाहिए। प्रमुख तत्व, जैसे कि लेआउट, पैराग्राफ संरचना और तकनीकी प्रारूपण, एक अनौपचारिक पत्र से एक उपयुक्त व्यावसायिक पत्र को अलग करते हैं।
हैडर और बंद
व्यवसाय पत्र के हेडर में प्रेषक का नाम, पता और तारीख शामिल होनी चाहिए। हेडर को बाएं हाशिए पर औचित्य दें और जानकारी के लिए एकल स्थान का चयन करें। प्राप्तकर्ता की संपर्क जानकारी को हेडर से एक ही स्थान से अलग किया जाना चाहिए और डाक कोड सहित प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और पता शामिल होना चाहिए। अनौपचारिक पत्र लिखने वाला व्यक्ति पत्र के हेडर में केवल एक ग्रीटिंग का उपयोग करना चुन सकता है। व्यवसाय पत्र को बंद करने के लिए एक विदाई ग्रीटिंग और एक हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। अक्सर, एक व्यावसायिक पत्र में हस्ताक्षर शामिल होंगे, साथ ही इसके नीचे प्रेषक का नाम और लेखक द्वारा आयोजित कोई भी प्रमाण या शीर्षक होगा। विदाई ग्रीटिंग और हस्तलिखित हस्ताक्षर के लिए टाइप किए गए नाम के बीच चार रिक्त स्थान का उपयोग करें। व्यक्तिगत पत्र समाप्त होने पर प्रेषक का नाम और कम औपचारिक अभिवादन पर्याप्त होता है।
शरीर की बनावट
एक अनौपचारिक प्रकृति के व्यक्तिगत पत्रों को एक व्यावसायिक पत्र के शैलीगत प्रतिबंधों के बिना काम किया जा सकता है। प्राप्तकर्ता के साथ बातचीत की सामान्य विशेषताओं से मेल करने के लिए प्रेषक एक शैली या टोन चुन सकता है। एक व्यावसायिक पत्र में, शैली को पत्र के इरादे के अनुसार होना चाहिए। प्रेषक या व्यावसायिक सेवाओं के साथ प्राप्तकर्ता को परिचित करने के लिए डिज़ाइन किए गए व्यावसायिक पत्र एक परिचय के साथ शुरू होने चाहिए। तब प्रेषक को पत्र के इरादे या कार्रवाई के अनुरोध के प्राप्तकर्ता को सूचित करने के लिए पाठ संतुलन का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक बिक्री पत्र को विक्रेता और उत्पाद को पेश करना चाहिए, प्रत्यक्ष करना चाहिए कि उत्पाद प्राप्तकर्ता को कैसे सेवा देगा और अंत में, पाठक को कार्रवाई करने के लिए बुलाएगा - उत्पाद या सेवा खरीदने के लिए।
प्रारूप में तकनीकी अंतर
व्यावसायिक अक्षरों के लिए मानक तकनीकी मानकों में पृष्ठ के ऊपर और नीचे 2.5 सेमी की जगह के साथ पक्षों पर 2 सेमी मार्जिन शामिल हैं। व्यावसायिक पत्र की तारीखों को वर्तनी में लिखा जाना चाहिए, संक्षिप्त नहीं, और महीने, दिन और वर्ष को शामिल करना चाहिए। प्रेषकों को व्यावसायिक पत्रों में उपयुक्त शीर्षकों का उपयोग करना चाहिए, लेकिन अतिरेक से बचें। प्राप्तकर्ता का पूरा नाम ग्रीटिंग में दिखाई देना चाहिए, एक व्यापारिक पत्र में एक बृहदान्त्र के साथ। व्यक्तिगत पत्र में एक अल्पविराम के बाद पहला या शीर्षक और अंतिम नाम शामिल हो सकता है। शीर्षक के बीच एक स्थान होना चाहिए, लेखक के लिए संपर्क जानकारी और उद्घाटन ग्रीटिंग। अक्षर के शरीर में ग्रीटिंग और प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक स्थान भी मानक है। 12-बिंदु वाले सेरिफ़ फोंट का उपयोग करें, जैसे कि टाइम्स न्यू रोमन, एक व्यावसायिक पत्र में और पाठ के बीच एकल-स्थान। व्यावसायिक पत्रों को हमेशा टाइप किया जाना चाहिए, लेकिन उन्हें हस्तलिखित बनाने से एक व्यक्तिगत स्पर्श होता है।
आफ्टरवर्ड से संबंधित महत्वपूर्ण प्रश्न
बंद होने के बाद, व्यावसायिक पत्रों में उपयुक्त पद शामिल होने चाहिए, जैसे कि प्रतियां जारी करना। एक "सीसी:" का अर्थ है कि पत्र को अन्य लोगों को भी भेजा गया था। व्यापार पत्र में शामिल सामग्री के अंकन के लिए बाद का स्थान भी उपयुक्त स्थान है। साथ के दस्तावेज़ को संदर्भित किया जाना चाहिए, क्योंकि व्यापारिक हस्ताक्षर में बॉक्स पैटर्न की संख्या और प्रकृति के साथ समापन हस्ताक्षर के बाद शामिल आइटम।