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संचार एक ऐसी प्रक्रिया है जिसे मास्टर करने और अधिक कुशल होने के लिए सीखा जा सकता है। इस प्रक्रिया के चरणों को समझना बेहतर संचारक बनने के लिए आवश्यक है। एक बार जब आप बुनियादी कदम सीख लेते हैं, तो आप अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए सचेत प्रयास कर सकते हैं। जबकि इस प्रक्रिया में कितने चरण हैं, इस पर विचार भिन्न है, एक बुनियादी पांच-चरण प्रक्रिया अधिक उपयोगी और समझने में आसान है।
विचार
प्रक्रिया का पहला चरण वह संदेश या विचार बनाना है जिसे आप अपने दर्शकों को बताना चाहते हैं। संचार कई स्तरों पर और विभिन्न स्वरूपों में हो सकता है। इसलिए, यह चुनना आवश्यक है कि आपका विचार कैसे पारित किया जाएगा और इसे किससे संबोधित किया जाएगा। दर्शकों के प्रकार और आकार के लिए विचार या संदेश उपयुक्त होना चाहिए।
संदेश प्रेषित करना
एक बार विचार बनने और दर्शकों के चयन के बाद, अगले चरण पर जाना आवश्यक है, जो संदेश को व्यक्त करना है। इसे कई तरीकों से व्यक्त किया जा सकता है: मौखिक रूप से, लिखित रूप में या व्यावहारिक प्रशिक्षण के रूप में अधिक सूक्ष्म तरीकों से। संदेश को संप्रेषित करने के लिए सबसे उपयुक्त तरीका चुनना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, अपने प्रियजन को टेक्स्ट या ईमेल द्वारा एक रोमांटिक संदेश न भेजें। सही माध्यम का चयन संदेश को कैसे प्रभावित कर सकता है।
संदेश का स्वागत
संदेश प्राप्तकर्ता को प्रेषित होता है और सही माध्यम से, प्राप्तकर्ता उसे प्राप्त करता है। संदेश प्राप्त करना संचार प्रक्रिया के लिए बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि रिसीवर वह है जो निर्धारित करता है कि यह आंशिक रूप से या पूरी तरह से प्रसारित किया गया था। कुछ लोगों की चयनात्मक सुनवाई होती है और जो कहा गया है उसका केवल एक हिस्सा सुन सकता है। दूसरे लोग हर शब्द को सुन या पढ़ सकते हैं और याद रख सकते हैं। संदेश को जिस हद तक आत्मसात किया गया है, वह संचार में अगले कदम के लिए एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
व्याख्या
संदेश की व्याख्या इसकी प्राप्ति के बाद होती है। संदेश प्राप्त होने के बाद से, रिसीवर यह निर्धारित करता है कि उसके लिए इसका क्या अर्थ है। यदि उसने केवल संदेश का हिस्सा सुना है या यदि उसे सीमित समझ है, तो वह इसे अलग तरीके से व्याख्या कर सकता है जो कि इरादा था। यदि संदेश पूरी तरह से सुना गया है, तो भी इसका गलत अर्थ निकाला जा सकता है।
प्रतिक्रिया और प्रतिक्रिया
मूल संदेश का प्राप्तकर्ता जानकारी की व्याख्या करता है और फिर उसके लिए एक उपयुक्त प्रतिक्रिया तैयार करता है। उत्तर इस बात पर निर्भर करेगा कि संदेश को कितना आत्मसात किया गया है और इसकी सही व्याख्या की गई है या नहीं। प्रतिक्रिया का प्रकार इस बात पर निर्भर करेगा कि जानकारी की व्याख्या कैसे की गई थी या व्यक्ति को इसकी क्या आवश्यकता थी। यह वह जगह है जहाँ अदायगी महत्वपूर्ण है। यदि संदेश को सही ढंग से सुना या व्याख्या नहीं किया गया है, तो प्रेषक के लिए प्राप्तकर्ता को अतिरिक्त प्रतिक्रिया देना आवश्यक है। यह केवल संदेश की व्याख्या के बाद ही किया जा सकता है। संदेश के प्रेषक को यह निर्धारित करना होगा कि प्राप्तकर्ता ने इसे सही ढंग से व्याख्या की है और सही व्याख्या सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त प्रतिक्रिया प्रदान करता है।