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अक्सर, व्यापार की दुनिया में, हमें एक बड़ी रिपोर्ट के साथ कवर पत्र को शामिल करने की आवश्यकता होती है, जिसे डाक, विशेष वितरण या यहां तक कि ई-मेल द्वारा भेजा जा सकता है। एक औपचारिक कवर पत्र का एक बहुत विशिष्ट उद्देश्य होता है और इसे इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि यह सामग्री प्रस्तुत करता है और वर्णन करता है, रिपोर्ट के मुख्य विषय को दोहराता है और अगले कदम या कार्रवाई को इंगित करता है।
एक रिपोर्ट कवर पत्र लिखें
चरण 1
डॉक्यूमेंट के महत्व के संदर्भ में एक रिपोर्ट की प्रस्तुति के पत्र की रचना के लिए कंपनी लेटरहेड का उपयोग करें। यहां तक कि अगर आप लेटरहेड ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो भी इसे एक पेपर लेटर की तरह समझें, जिसमें ईमेल पेज पर कंपनी का लोगो भी शामिल है।
चरण 2
दिन की तारीख, साथ ही पहले और अंतिम नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम, सड़क और शहर का पता, और डाक कोड सहित पते की जानकारी शामिल करें। ग्रीटिंग "कारो" का उपयोग करें, इसके बाद औपचारिक अभिवादन, जैसे कि संक्षिप्त रूप में मिस्टर या मिसेज अगर व्यक्ति एक अजनबी है या प्राप्तकर्ता के पहले या अंतिम नाम के साथ "कैरो" है, यदि व्यक्ति परिचित है।
चरण 3
अपनी समीक्षा या टिप्पणी (या जो भी कार्रवाई वांछित हो) के लिए "यह पत्र (रिपोर्ट का नाम) प्रदान करता है जैसे शब्दों का उपयोग करते हुए शरीर पैराग्राफ में पत्र का उद्देश्य बताएं। इस अवसर का उपयोग रिपोर्ट के विषय को संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करें। रिपोर्ट का उद्देश्य जितना संभव हो सके - एक या दो वाक्यों में।
चरण 4
यहां रिपोर्ट के निष्कर्ष पर ध्यान दें, लेकिन रिपोर्ट के निष्कर्ष के दिल तक नहीं पहुंचें। आप चाहते हैं कि पाठक वास्तविक रिपोर्ट पढ़ें और न केवल कवर पत्र। अंतिम रिपोर्ट में जो पाया जाएगा उसके लिए पत्र को पाठक की भूख को कम करना चाहिए।
चरण 5
एक औपचारिक समापन अनुभाग या अगले चरण बनाएं, जहां आप इंगित करते हैं कि प्राप्तकर्ता के वांछित कार्य क्या हैं। क्या आप चाहते हैं कि वे दस्तावेज़ को अग्रेषित करें या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें या परिणामों को प्रस्तुत करने के लिए एक बड़ी बैठक का समन्वय करें? अगले कदम के बारे में बहुत विशिष्ट हो, साथ ही दिन और तारीख, अगर तत्काल कार्रवाई की जरूरत है।
एक औपचारिक अभिवादन के साथ कवर पत्र को समाप्त करें, जैसा कि सौहार्दपूर्ण, ईमानदारी से या विचारपूर्वक। पत्र के लेखक का नाम और शीर्षक शामिल करें। अन्य लोगों के नाम सूचीबद्ध करें, जो ईमेल में "सीसी" स्पेस (कॉपी के साथ) में रिपोर्ट और कवर पत्र प्राप्त करेंगे।